Kontekst
Nasze szkolenie z zakresu organizacji pracy realizujemy najczęściej w następujących sytuacjach:
Skuteczność i sumienność
Organizacja pracy
Listy zadań, Kalendarz, Liczby i kalkulacje, Systemy monitorowania pracy
- Opóźnienia i ciągłe przekładanie terminów. Czasami brak energii i motywacji do wykonywania zadań jest powiązany z już istniejącymi, nieefektywnymi nawykami w organizacji pracy. Część naszych spraw i zobowiązań widnieje na naszych listach kilka tygodni, miesięcy a nawet lat. Opóźnienia w realizacji projektów, ciągłe przekładanie terminów oddania prac oraz przepisywanie nieukończonych zadań na kolejne listy prowadzi do frustracji i poczucia wyczerpania i wypalenia. W trakcie naszych zajęć doskonalimy umiejętności kategoryzowania zadań i formułowania celów w taki sposób, aby system organizacji pracy wspierał motywację i zaangażowanie uczestników szkolenia.
- Działania na ostatnią chwilę (spychologia i forward-y). Zdarza się, że część uczestników naszych szkoleń wypracowała sobie „zewnętrzne” systemy organizacji pracy. Nierzadko okazują się nimi współpracownicy, klienci czy menedżerowie – to oni przypominają o upływających terminach. Takie przypomnienie nie pojawia się jednak z wyprzedzeniem, ale w momencie rozliczenia zakontraktowanego rezultatu pracy. Wówczas pojawia się lęk i przerzucanie odpowiedzialności.
- Upór i wymuszanie działania według przyjętego przez siebie harmonogramu. Cześć naszych uczestników z uporem i konsekwencją chce dostosować współpracowników z innych działów, dostawców a czasami również klientów do własnego systemu organizacji pracy. W czasie szkolenia uczymy rozróżniania zadań „fix” od zadań bez sztywnego terminu wykonania. Dzięki tej umiejętności kalendarz najczęściej przestaje być tarczą broniącą mnie przed innymi, a staje się narzędziem zwinnego zarządzania czasem.
- Bezrefleksyjne realizowanie osobistych, pozornie ważnych, list zadań i zobowiązań. Część menedżerów wpada w gniew, gdy ich pracownicy angażują się z realizację swoich zadań zapominając o „całym świecie”. Zadania, które wykonują (niejednokrotnie z wysiłkiem i determinacją) były ważne i potrzebne, ale w przeszłości. Obecnie są bez znaczenia. Osoby te są tak zapatrzone we własną listę spraw i zobowiązań że nie monitorują dokonujących się wokół nich zmian. Dążą do zakończenie zapisanych zadań – chociaż ich energia i motywacja potrzebne są obecnie w zupełnie innym miejscu. W trakcie szkolenia doskonalimy umiejętność ciągłej weryfikacji, tego co robimy, w kontekście realizacji celów strategicznych.
Program
Wybrane zagadnienia, które realizujemy w trakcie szkolenia z zakresu organizacji pracy:
- Cele strategiczne i priorytety. Jak dokonywać codziennych wyborów zadań, które chcemy realizować? Jak ustalać priorytety? Jak stwierdzić, co jest najważniejsze właśnie teraz? Jak optymalizować swoje decyzje w kontekście osiągnięcia zakładanych celów? Uczestnicy szkolenia często śpieszą się i chcą zrealizować jak najwięcej zadań w jak najkrótszym czasie. Im bardziej pochłania nas realizacja „małych” celów i zadań, tym bardziej chaotycznie dokonujemy kolejnych wyborów. W czasie szkolenia doskonalimy umiejętność uważnego monitorowania zarówno swojej aktywności jak i zmian w otoczeniu zewnętrznym.
- Praca z listami zadań. Ponad 60% uczestników naszych programów rozwojowych ma trudności z zarządzaniem listami zadań. Zadają pytania: Co zrobić w sytuacji, gdy każdy dzień kończymy z nieukończoną listą? Czy przepisywać nieukończone zadania? Co zrobić z ciągłym poczuciem, że część zapisów jest nieaktualna? Czy tworzyć listę tygodniową czy listy dzienne? W tej części szkolenia uczymy pracy z zadaniami bez konkretnego terminu wykonania: zarówno ze złożonymi projektami oraz prostymi czynnościami. Celem szkolenia na tym etapie jest wypracowanie indywidualnych, skategoryzowanych list oraz zdobycie umiejętności samodzielnego zarządzania nimi.
- Prowadzenie kalendarza. Zawsze prosimy uczestników, aby zabrali ze sobą na szkolenie prowadzone przez siebie kalendarze i organizery. Są one często przepełnione: w rubrykach znajdujemy nieaktualne listy zadań, luźne notatki pomieszane z zapisami spotkań i terminów. Naszym zdaniem w organizacji pracy ogromne znaczenie mają nawyki związane z decyzjami, które zadania kontraktujemy w czasie, a które nie. W trakcie zajęć ćwiczymy umiejętności rozpoznawania zadań ze sztywnym terminem wykonania (tzw. zadań „fix”) oraz zapisywania ich w kalendarzu w sposób, który zapewnia efektywne funkcjonowanie nawet w sytuacji natłoku zadań i presji czasu.
- Liczby i kalkulacje W trakcie szkolenia szczególną wagę przykładamy do jakości zapisów prowadzonych na listach zadań oraz w kalendarzu. Tropimy wszystkie niedookreślone sformułowania (jak najszybciej, w najbliższym czasie, kilka, wiele, mało,...). Naszym celem w tym momencie szkolenia jest ukonkretnienie języka zapisu za pomocą liczb i kalkulacji.
- Integracja i aktualizowanie systemów organizacji pracy. Na tym etapie szkolenia pomagamy połączyć wypracowane elementy systemu tj.: przygotowane, skategoryzowane listy zadań oraz kalendarz w taki sposób, aby możliwa była sprawna obsługa całego strumienia aktywności. Wskazujemy uczestnikom szkolenia reguły funkcjonowania i warunki konieczne do efektywnego funkcjonowania systemu organizacji pracy.
Metody
W czasie szkolenia wykorzystujemy następujące metody i narzędzia:
Psychologiczne modele rozwoju człowieka dorosłego
To, w jaki sposób organizujemy swoją pracę zależy w dużym stopniu od naszej logiki działania tj. sposobu myślenia i podejmowania decyzji. W trakcie szkolenia przedstawiamy klasyczne modele rozwoju ludzi dorosłych, pomagamy w zrozumieniu ograniczeń preferowanych postaw i zachowań, przedstawiamy formy zapisu i praktyki zarządzania zadaniami charakterystyczne dla 15% najbardziej efektywnych i odpornych psychicznie osób. Omawiamy poszczególne etapy rozwojowe i dzielące je kryzysy.
Wypracowanie i wdrożenie osobistego systemu organizacji pracy
Zakładamy, że w trakcie szkolenia Uczestnicy są „w pracy”, a nie „na szkoleniu”. W trakcie zajęć pomagamy przygotować kompletny, indywidualny system organizacji pracy oraz zaimplementować go w wybranym środowisku (np. Outlook, Thunderbird, aplikacje mobilne, kalendarz/notatnik papierowy). Kładziemy szczególny na nacisk na to, aby wypracowane rozwiązanie mogło zostać wykorzystywane przez uczestników natychmiast po zakończeniu szkolenia.
Open Training
Method
-
Action Logic
In our work, we meet people characterised by extremely different Action Logic. Some think ...
-
Emotions and motivation
Analysis of facial expressions, facial action coding system, Paul Ekman 70'...
-
Strategy and innovation
Markets are conversations, client, competition, trends, action plan, communication, change...
-
Language forms
Psychology of language, narrative and paradigms, propositional calculus, parts of speech, ...