Organizacja pracy

Skuteczność i sumienność

Organizacja pracy

Listy zadań, Kalendarz, Liczby i kalkulacje, Systemy monitorowania pracy

Kontekst

Nasze szkolenie z zakresu organizacji pracy realizujemy najczęściej w następujących sytuacjach:

  • Opóźnienia i ciągłe przekładanie terminów. Czasami brak energii i motywacji do wykonywania zadań jest powiązany z już istniejącymi, nieefektywnymi nawykami w organizacji pracy. Część naszych spraw i zobowiązań widnieje na naszych listach kilka tygodni, miesięcy a nawet lat. Opóźnienia w realizacji projektów, ciągłe przekładanie terminów oddania prac oraz przepisywanie nieukończonych zadań na kolejne listy prowadzi do frustracji i poczucia wyczerpania i wypalenia. W trakcie naszych zajęć doskonalimy umiejętności kategoryzowania zadań i formułowania celów w taki sposób, aby system organizacji pracy wspierał motywację i zaangażowanie uczestników szkolenia.
  • Działania na ostatnią chwilę (spychologia i forward-y). Zdarza się, że część uczestników naszych szkoleń wypracowała sobie „zewnętrzne” systemy organizacji pracy. Nierzadko okazują się nimi współpracownicy, klienci czy menedżerowie – to oni przypominają o upływających terminach. Takie przypomnienie nie pojawia się jednak z wyprzedzeniem, ale w momencie rozliczenia zakontraktowanego rezultatu pracy. Wówczas pojawia się lęk i przerzucanie odpowiedzialności.
  • Upór i wymuszanie działania według przyjętego przez siebie harmonogramu. Cześć naszych uczestników z uporem i konsekwencją chce dostosować współpracowników z innych działów, dostawców a czasami również klientów do własnego systemu organizacji pracy. W czasie szkolenia uczymy rozróżniania zadań „fix” od zadań bez sztywnego terminu wykonania. Dzięki tej umiejętności kalendarz najczęściej przestaje być tarczą broniącą mnie przed innymi, a staje się narzędziem zwinnego zarządzania czasem.
  • Bezrefleksyjne realizowanie osobistych, pozornie ważnych, list zadań i zobowiązań. Część menedżerów wpada w gniew, gdy ich pracownicy angażują się z realizację swoich zadań zapominając o „całym świecie”. Zadania, które wykonują (niejednokrotnie z wysiłkiem i determinacją) były ważne i potrzebne, ale w przeszłości. Obecnie są bez znaczenia. Osoby te są tak zapatrzone we własną listę spraw i zobowiązań że nie monitorują dokonujących się wokół nich zmian. Dążą do zakończenie zapisanych zadań – chociaż ich energia i motywacja potrzebne są obecnie w zupełnie innym miejscu. W trakcie szkolenia doskonalimy umiejętność ciągłej weryfikacji, tego co robimy, w kontekście realizacji celów strategicznych.
Program

Wybrane zagadnienia, które realizujemy w trakcie szkolenia z zakresu organizacji pracy:

  • Cele strategiczne i priorytety. Jak dokonywać codziennych wyborów zadań, które chcemy realizować? Jak ustalać priorytety? Jak stwierdzić, co jest najważniejsze właśnie teraz? Jak optymalizować swoje decyzje w kontekście osiągnięcia zakładanych celów? Uczestnicy szkolenia często śpieszą się i chcą zrealizować jak najwięcej zadań w jak najkrótszym czasie. Im bardziej pochłania nas realizacja „małych” celów i zadań, tym bardziej chaotycznie dokonujemy kolejnych wyborów. W czasie szkolenia doskonalimy umiejętność uważnego monitorowania zarówno swojej aktywności jak i zmian w otoczeniu zewnętrznym.
  • Praca z listami zadań. Ponad 60% uczestników naszych programów rozwojowych ma trudności z zarządzaniem listami zadań. Zadają pytania: Co zrobić w sytuacji, gdy każdy dzień kończymy z nieukończoną listą? Czy przepisywać nieukończone zadania? Co zrobić z ciągłym poczuciem, że część zapisów jest nieaktualna? Czy tworzyć listę tygodniową czy listy dzienne? W tej części szkolenia uczymy pracy z zadaniami bez konkretnego terminu wykonania: zarówno ze złożonymi projektami oraz prostymi czynnościami. Celem szkolenia na tym etapie jest wypracowanie indywidualnych, skategoryzowanych list oraz zdobycie umiejętności samodzielnego zarządzania nimi.
  • Prowadzenie kalendarza. Zawsze prosimy uczestników, aby zabrali ze sobą na szkolenie prowadzone przez siebie kalendarze i organizery. Są one często przepełnione: w rubrykach znajdujemy nieaktualne listy zadań, luźne notatki pomieszane z zapisami spotkań i terminów. Naszym zdaniem w organizacji pracy ogromne znaczenie mają nawyki związane z decyzjami, które zadania kontraktujemy w czasie, a które nie. W trakcie zajęć ćwiczymy umiejętności rozpoznawania zadań ze sztywnym terminem wykonania (tzw. zadań „fix”) oraz zapisywania ich w kalendarzu w sposób, który zapewnia efektywne funkcjonowanie nawet w sytuacji natłoku zadań i presji czasu.
  • Liczby i kalkulacje W trakcie szkolenia szczególną wagę przykładamy do jakości zapisów prowadzonych na listach zadań oraz w kalendarzu. Tropimy wszystkie niedookreślone sformułowania (jak najszybciej, w najbliższym czasie, kilka, wiele, mało,...). Naszym celem w tym momencie szkolenia jest ukonkretnienie języka zapisu za pomocą liczb i kalkulacji.
  • Integracja i aktualizowanie systemów organizacji pracy. Na tym etapie szkolenia pomagamy połączyć wypracowane elementy systemu tj.: przygotowane, skategoryzowane listy zadań oraz kalendarz w taki sposób, aby możliwa była sprawna obsługa całego strumienia aktywności. Wskazujemy uczestnikom szkolenia reguły funkcjonowania i warunki konieczne do efektywnego funkcjonowania systemu organizacji pracy.
Metody

W czasie szkolenia wykorzystujemy następujące metody i narzędzia:

Psychologiczne modele rozwoju człowieka dorosłego

To, w jaki sposób organizujemy swoją pracę zależy w dużym stopniu od naszej logiki działania tj. sposobu myślenia i podejmowania decyzji. W trakcie szkolenia przedstawiamy klasyczne modele rozwoju ludzi dorosłych, pomagamy w zrozumieniu ograniczeń preferowanych postaw i zachowań, przedstawiamy formy zapisu i praktyki zarządzania zadaniami charakterystyczne dla 15% najbardziej efektywnych i odpornych psychicznie osób. Omawiamy poszczególne etapy rozwojowe i dzielące je kryzysy.

Wypracowanie i wdrożenie osobistego systemu organizacji pracy

Zakładamy, że w trakcie szkolenia Uczestnicy są „w pracy”, a nie „na szkoleniu”. W trakcie zajęć pomagamy przygotować kompletny, indywidualny system organizacji pracy oraz zaimplementować go w wybranym środowisku (np. Outlook, Thunderbird, aplikacje mobilne, kalendarz/notatnik papierowy). Kładziemy szczególny na nacisk na to, aby wypracowane rozwiązanie mogło zostać wykorzystywane przez uczestników natychmiast po zakończeniu szkolenia.

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *