Skuteczność i sumienność

Organizacja pracy

Listy zadań, Kalendarz, Liczby i kalkulacje, Systemy monitorowania pracy

Kontekst

Nasze szkolenie z zakresu organizacji pracy realizujemy najczęściej w następujących sytuacjach:

Opóźnienia i ciągłe przekładanie terminów. Czasami brak energii i motywacji do wykonywania zadań jest powiązany z już istniejącymi, nieefektywnymi nawykami w organizacji pracy. Część naszych spraw i zobowiązań widnieje na naszych listach kilka tygodni, miesięcy a nawet lat. Opóźnienia w realizacji projektów, ciągłe przekładanie terminów oddania prac oraz przepisywanie nieukończonych zadań na kolejne listy prowadzi do frustracji i poczucia wyczerpania i wypalenia. W trakcie naszych zajęć doskonalimy umiejętności kategoryzowania zadań i formułowania celów w taki sposób, aby system organizacji pracy wspierał motywację i zaangażowanie uczestników szkolenia.
Działania na ostatnią chwilę (spychologia i forward-y). Zdarza się, że część uczestników naszych szkoleń wypracowała sobie „zewnętrzne” systemy organizacji pracy. Nierzadko okazują się nimi współpracownicy, klienci czy menedżerowie – to oni przypominają o upływających terminach. Takie przypomnienie nie pojawia się jednak z wyprzedzeniem, ale w momencie rozliczenia zakontraktowanego rezultatu pracy. Wówczas pojawia się lęk i przerzucanie odpowiedzialności.
Upór i wymuszanie działania według przyjętego przez siebie harmonogramu. Cześć naszych uczestników z uporem i konsekwencją chce dostosować współpracowników z innych działów, dostawców a czasami również klientów do własnego systemu organizacji pracy. W czasie szkolenia uczymy rozróżniania zadań „fix” od zadań bez sztywnego terminu wykonania. Dzięki tej umiejętności kalendarz najczęściej przestaje być tarczą broniącą mnie przed innymi, a staje się narzędziem zwinnego zarządzania czasem.
Bezrefleksyjne realizowanie osobistych, pozornie ważnych, list zadań i zobowiązań. Część menedżerów wpada w gniew, gdy ich pracownicy angażują się z realizację swoich zadań zapominając o „całym świecie”. Zadania, które wykonują (niejednokrotnie z wysiłkiem i determinacją) były ważne i potrzebne, ale w przeszłości. Obecnie są bez znaczenia. Osoby te są tak zapatrzone we własną listę spraw i zobowiązań że nie monitorują dokonujących się wokół nich zmian. Dążą do zakończenie zapisanych zadań – chociaż ich energia i motywacja potrzebne są obecnie w zupełnie innym miejscu. W trakcie szkolenia doskonalimy umiejętność ciągłej weryfikacji, tego co robimy, w kontekście realizacji celów strategicznych.

Program

Wybrane zagadnienia, które realizujemy w trakcie szkolenia z zakresu organizacji pracy:

Cele strategiczne i priorytety. Jak dokonywać codziennych wyborów zadań, które chcemy realizować? Jak ustalać priorytety? Jak stwierdzić, co jest najważniejsze właśnie teraz? Jak optymalizować swoje decyzje w kontekście osiągnięcia zakładanych celów? Uczestnicy szkolenia często śpieszą się i chcą zrealizować jak najwięcej zadań w jak najkrótszym czasie. Im bardziej pochłania nas realizacja „małych” celów i zadań, tym bardziej chaotycznie dokonujemy kolejnych wyborów. W czasie szkolenia doskonalimy umiejętność uważnego monitorowania zarówno swojej aktywności jak i zmian w otoczeniu zewnętrznym.
Praca z listami zadań. Ponad 60% uczestników naszych programów rozwojowych ma trudności z zarządzaniem listami zadań. Zadają pytania: Co zrobić w sytuacji, gdy każdy dzień kończymy z nieukończoną listą? Czy przepisywać nieukończone zadania? Co zrobić z ciągłym poczuciem, że część zapisów jest nieaktualna? Czy tworzyć listę tygodniową czy listy dzienne? W tej części szkolenia uczymy pracy z zadaniami bez konkretnego terminu wykonania: zarówno ze złożonymi projektami oraz prostymi czynnościami. Celem szkolenia na tym etapie jest wypracowanie indywidualnych, skategoryzowanych list oraz zdobycie umiejętności samodzielnego zarządzania nimi.
Prowadzenie kalendarza. Zawsze prosimy uczestników, aby zabrali ze sobą na szkolenie prowadzone przez siebie kalendarze i organizery. Są one często przepełnione: w rubrykach znajdujemy nieaktualne listy zadań, luźne notatki pomieszane z zapisami spotkań i terminów. Naszym zdaniem w organizacji pracy ogromne znaczenie mają nawyki związane z decyzjami, które zadania kontraktujemy w czasie, a które nie. W trakcie zajęć ćwiczymy umiejętności rozpoznawania zadań ze sztywnym terminem wykonania (tzw. zadań „fix”) oraz zapisywania ich w kalendarzu w sposób, który zapewnia efektywne funkcjonowanie nawet w sytuacji natłoku zadań i presji czasu.
Liczby i kalkulacje W trakcie szkolenia szczególną wagę przykładamy do jakości zapisów prowadzonych na listach zadań oraz w kalendarzu. Tropimy wszystkie niedookreślone sformułowania (jak najszybciej, w najbliższym czasie, kilka, wiele, mało,...). Naszym celem w tym momencie szkolenia jest ukonkretnienie języka zapisu za pomocą liczb i kalkulacji.
Integracja i aktualizowanie systemów organizacji pracy. Na tym etapie szkolenia pomagamy połączyć wypracowane elementy systemu tj.: przygotowane, skategoryzowane listy zadań oraz kalendarz w taki sposób, aby możliwa była sprawna obsługa całego strumienia aktywności. Wskazujemy uczestnikom szkolenia reguły funkcjonowania i warunki konieczne do efektywnego funkcjonowania systemu organizacji pracy.

Metody

W czasie szkolenia wykorzystujemy następujące metody i narzędzia:

Psychologiczne modele rozwoju człowieka dorosłego

To, w jaki sposób organizujemy swoją pracę zależy w dużym stopniu od naszej logiki działania tj. sposobu myślenia i podejmowania decyzji. W trakcie szkolenia przedstawiamy klasyczne modele rozwoju ludzi dorosłych, pomagamy w zrozumieniu ograniczeń preferowanych postaw i zachowań, przedstawiamy formy zapisu i praktyki zarządzania zadaniami charakterystyczne dla 15% najbardziej efektywnych i odpornych psychicznie osób. Omawiamy poszczególne etapy rozwojowe i dzielące je kryzysy.

Wypracowanie i wdrożenie osobistego systemu organizacji pracy

Zakładamy, że w trakcie szkolenia Uczestnicy są „w pracy”, a nie „na szkoleniu”. W trakcie zajęć pomagamy przygotować kompletny, indywidualny system organizacji pracy oraz zaimplementować go w wybranym środowisku (np. Outlook, Thunderbird, aplikacje mobilne, kalendarz/notatnik papierowy). Kładziemy szczególny na nacisk na to, aby wypracowane rozwiązanie mogło zostać wykorzystywane przez uczestników natychmiast po zakończeniu szkolenia.

Organizacja pracy

Skuteczność i sumienność

Organizacja pracy

Listy zadań, Kalendarz, Liczby i kalkulacje, Systemy monitorowania pracy

Kontekst

Program

Metody

Psychologiczne modele rozwoju człowieka dorosłego

Wypracowanie i wdrożenie osobistego systemu organizacji pracy

Leave a Comment Anuluj pisanie odpowiedzi

Szkolenia otwarte

Metoda