Category: Szkolenia

Archive Posts Listed On This Page
  • Home
  • Archive by category "Szkolenia"
    • ()
admin 22 November 2017

Organizacja pracy

Skuteczność i sumienność

Organizacja pracy

Listy zadań, Kalendarz, Liczby i kalkulacje, Systemy monitorowania pracy

Kontekst

Nasze szkolenie z zakresu organizacji pracy realizujemy najczęściej w następujących sytuacjach:

  • Opóźnienia i ciągłe przekładanie terminów. Czasami brak energii i motywacji do wykonywania zadań jest powiązany z już istniejącymi, nieefektywnymi nawykami w organizacji pracy. Część naszych spraw i zobowiązań widnieje na naszych listach kilka tygodni, miesięcy a nawet lat. Opóźnienia w realizacji projektów, ciągłe przekładanie terminów oddania prac oraz przepisywanie nieukończonych zadań na kolejne listy prowadzi do frustracji i poczucia wyczerpania i wypalenia. W trakcie naszych zajęć doskonalimy umiejętności kategoryzowania zadań i formułowania celów w taki sposób, aby system organizacji pracy wspierał motywację i zaangażowanie uczestników szkolenia.
  • Działania na ostatnią chwilę (spychologia i forward-y). Zdarza się, że część uczestników naszych szkoleń wypracowała sobie „zewnętrzne” systemy organizacji pracy. Nierzadko okazują się nimi współpracownicy, klienci czy menedżerowie – to oni przypominają o upływających terminach. Takie przypomnienie nie pojawia się jednak z wyprzedzeniem, ale w momencie rozliczenia zakontraktowanego rezultatu pracy. Wówczas pojawia się lęk i przerzucanie odpowiedzialności.
  • Upór i wymuszanie działania według przyjętego przez siebie harmonogramu. Cześć naszych uczestników z uporem i konsekwencją chce dostosować współpracowników z innych działów, dostawców a czasami również klientów do własnego systemu organizacji pracy. W czasie szkolenia uczymy rozróżniania zadań „fix” od zadań bez sztywnego terminu wykonania. Dzięki tej umiejętności kalendarz najczęściej przestaje być tarczą broniącą mnie przed innymi, a staje się narzędziem zwinnego zarządzania czasem.
  • Bezrefleksyjne realizowanie osobistych, pozornie ważnych, list zadań i zobowiązań. Część menedżerów wpada w gniew, gdy ich pracownicy angażują się z realizację swoich zadań zapominając o „całym świecie”. Zadania, które wykonują (niejednokrotnie z wysiłkiem i determinacją) były ważne i potrzebne, ale w przeszłości. Obecnie są bez znaczenia. Osoby te są tak zapatrzone we własną listę spraw i zobowiązań że nie monitorują dokonujących się wokół nich zmian. Dążą do zakończenie zapisanych zadań – chociaż ich energia i motywacja potrzebne są obecnie w zupełnie innym miejscu. W trakcie szkolenia doskonalimy umiejętność ciągłej weryfikacji, tego co robimy, w kontekście realizacji celów strategicznych.
Program

Wybrane zagadnienia, które realizujemy w trakcie szkolenia z zakresu organizacji pracy:

  • Cele strategiczne i priorytety. Jak dokonywać codziennych wyborów zadań, które chcemy realizować? Jak ustalać priorytety? Jak stwierdzić, co jest najważniejsze właśnie teraz? Jak optymalizować swoje decyzje w kontekście osiągnięcia zakładanych celów? Uczestnicy szkolenia często śpieszą się i chcą zrealizować jak najwięcej zadań w jak najkrótszym czasie. Im bardziej pochłania nas realizacja „małych” celów i zadań, tym bardziej chaotycznie dokonujemy kolejnych wyborów. W czasie szkolenia doskonalimy umiejętność uważnego monitorowania zarówno swojej aktywności jak i zmian w otoczeniu zewnętrznym.
  • Praca z listami zadań. Ponad 60% uczestników naszych programów rozwojowych ma trudności z zarządzaniem listami zadań. Zadają pytania: Co zrobić w sytuacji, gdy każdy dzień kończymy z nieukończoną listą? Czy przepisywać nieukończone zadania? Co zrobić z ciągłym poczuciem, że część zapisów jest nieaktualna? Czy tworzyć listę tygodniową czy listy dzienne? W tej części szkolenia uczymy pracy z zadaniami bez konkretnego terminu wykonania: zarówno ze złożonymi projektami oraz prostymi czynnościami. Celem szkolenia na tym etapie jest wypracowanie indywidualnych, skategoryzowanych list oraz zdobycie umiejętności samodzielnego zarządzania nimi.
  • Prowadzenie kalendarza. Zawsze prosimy uczestników, aby zabrali ze sobą na szkolenie prowadzone przez siebie kalendarze i organizery. Są one często przepełnione: w rubrykach znajdujemy nieaktualne listy zadań, luźne notatki pomieszane z zapisami spotkań i terminów. Naszym zdaniem w organizacji pracy ogromne znaczenie mają nawyki związane z decyzjami, które zadania kontraktujemy w czasie, a które nie. W trakcie zajęć ćwiczymy umiejętności rozpoznawania zadań ze sztywnym terminem wykonania (tzw. zadań „fix”) oraz zapisywania ich w kalendarzu w sposób, który zapewnia efektywne funkcjonowanie nawet w sytuacji natłoku zadań i presji czasu.
  • Liczby i kalkulacje W trakcie szkolenia szczególną wagę przykładamy do jakości zapisów prowadzonych na listach zadań oraz w kalendarzu. Tropimy wszystkie niedookreślone sformułowania (jak najszybciej, w najbliższym czasie, kilka, wiele, mało,...). Naszym celem w tym momencie szkolenia jest ukonkretnienie języka zapisu za pomocą liczb i kalkulacji.
  • Integracja i aktualizowanie systemów organizacji pracy. Na tym etapie szkolenia pomagamy połączyć wypracowane elementy systemu tj.: przygotowane, skategoryzowane listy zadań oraz kalendarz w taki sposób, aby możliwa była sprawna obsługa całego strumienia aktywności. Wskazujemy uczestnikom szkolenia reguły funkcjonowania i warunki konieczne do efektywnego funkcjonowania systemu organizacji pracy.
Metody

W czasie szkolenia wykorzystujemy następujące metody i narzędzia:

Psychologiczne modele rozwoju człowieka dorosłego

To, w jaki sposób organizujemy swoją pracę zależy w dużym stopniu od naszej logiki działania tj. sposobu myślenia i podejmowania decyzji. W trakcie szkolenia przedstawiamy klasyczne modele rozwoju ludzi dorosłych, pomagamy w zrozumieniu ograniczeń preferowanych postaw i zachowań, przedstawiamy formy zapisu i praktyki zarządzania zadaniami charakterystyczne dla 15% najbardziej efektywnych i odpornych psychicznie osób. Omawiamy poszczególne etapy rozwojowe i dzielące je kryzysy.

Wypracowanie i wdrożenie osobistego systemu organizacji pracy

Zakładamy, że w trakcie szkolenia Uczestnicy są „w pracy”, a nie „na szkoleniu”. W trakcie zajęć pomagamy przygotować kompletny, indywidualny system organizacji pracy oraz zaimplementować go w wybranym środowisku (np. Outlook, Thunderbird, aplikacje mobilne, kalendarz/notatnik papierowy). Kładziemy szczególny na nacisk na to, aby wypracowane rozwiązanie mogło zostać wykorzystywane przez uczestników natychmiast po zakończeniu szkolenia.

Read Details
admin 22 November 2017

Collaboration in a team

Peace and quiet away from human problems

Collaboration in a team

future and goals, testing solutions, motivation and involvement

Context

We carry out our collaboration in a team training in the following situations:

  • Distance and isolation. Collaboration between various organisational structures of the company involves tensions resulting from adopting different perspectives and different logics of action. Leaders of individual areas sometimes establish their own “duchies”: they seek to dominate others, limit access to information, defend interests of their department and expose the company to risk and loss. The purpose of our classes in such a situation is to build a common narrative of what is most important for the company, and mastering skills that enable to talk about goals, future and solutions.
  • Conflict. Sometimes tensions and misunderstandings arise within a single team that features hostile factions and subgroups. Communication is focused on talking about problems, their causes and commenting on unacceptable behaviours of colleagues. Grudges and accusations arise. In an extreme situation, leaders of individual “circles” strive to remove the people who they disagree with from the team. During the training, we help understand goals and needs of others: we improve listening skills and abilities to strive for results. We enable “safe” naming of behaviours that destroy collaboration and communication in a team.
  • New team. Serious changes in the composition of a team or creation of a new organisational structure activate a full cycle of the group process. The team usually goes through the following phases: 1. Orientation phase: What are the tasks that we have to perform? What will my role in this situation be? 2. Conflict phase: What do I care about? What will I not accept? Who and to what extent makes decisions important to me? 3. Collaboration phase: What resources and possibilities do we have? What are the ideas and solutions? What to do to take into account the needs and values most important for individual people? During the classes, we master skills that are of key importance to building motivation and commitment in such a situation.
  • Integration. Sometimes, the collaboration in a team training does not involve any tension or conflict. Having fun together and integration become the most important thing. In such situations, we become a circus. Common quirks that we manifest in the workplace become the object of jokes. We laugh at our narcissism, paranoia, obsessions and stupidity. The scope of this version of the specific competencies training is restricted according to your guidelines.
Programme

We are impressed by people who present the attitude: “I am OK and you are OK”. They can create teams in which energy is focused on achieving set goals and is not frittered away on fighting with others or defending their position. People who use the line “I’m better than others and I have to prove it” have a destructive impact on team functioning. During the training, we perform exercises that show patterns of various psychological games, and teach how to stop and interrupt them. Our goal is that after the training, its participants are able to function in teams to a greater extent with the assumption: “I’m different (not better/not worse) – without my colleagues, I will not achieve my goals”.

Selected issues:

  • Brief team history. Stories about the past and a common understanding of events that had a key impact on the formation of a team have a significant influence on the effectiveness of collaboration. In this part of the training, we help participants hear stories told by colleagues without immediately evaluating and commenting on them.
  • Past vs. Future. Excessive focus on past events most often makes it difficult to formulate goals and search for solutions. Using what we say, we want to determine who has and is right in such situations; our language is used to build abstract justifications and reasons; it ceases to be a tool for achieving goals. During the classes, we practise expressions and grammatical structures that restore the language to its original practical nature. The most important question becomes the question about common goals and common future.
  • Exceptions from problems. Stories told by the team are often dominated by negative events and experiences. In a situation of tension, misunderstanding and conflict, attention is focused on mistakes, failures and “the guilty ones”. Our goal in such a situation is to build a “complex history”, namely one in which we express and emphasise the experiences confirming the strength of the team, good collaboration, values and competencies of individual people. These so-called exceptions are the capital and foundation of the relevant team: they often determine its survival.
  • Formulation and testing of solutions. How to focus attention of others on what we are to achieve? How to make my colleagues able and willing to formulate ideas and talk to me about their observations? What to do to make them listen to me more carefully? How to ultimately dissuade someone from implementing an unwise idea in a constructive way? In our opinion, language habits are of great importance here: if our language is built around assessment, criticism and competition, collaboration will be difficult, sometimes impossible. During the classes, we suggest words and expressions that enable to focus on listening, understanding and building solutions together.
  • Feelings and emotions. What we “experience” collaborating with others is often a huge challenge to us and to others. Our uncontrollable anger, fears and sorrows take away energy and motivation to work from us and from our colleagues. From this perspective, experiencing joy and satisfaction has a decisive impact on the fate of the team and the company. How do we construe other people’s feelings and emotions? What do we do with them? How do we treat our own experiences? During the course, we devote a lot of attention to emotions; they play a role that is way more important than our “cool” thinking and calculations.
Methods

During the training, we use the following methods and tools:

Analysis of statements

The Whitefox Statement Coding System was created on the basis of an analysis of over 3,000 transcripts recorded during AC/DC sessions, exercises and simulations. It includes 152 language forms. Almost all of them affect the effectiveness of collaboration. The scope and content of practised phrases and grammar structures are adapted to the group we work with. Our experience shows that teams and companies speak in “different” languages: what is a habit and custom for one needs practising and training for other. In principle, Whitefox’s tasks and training materials enable to adapt the scope and content of classes to the needs and expectations of the group.

Analysis of facial expressions

During the training, we teach how to precisely identify 7 basic emotions (joy, sadness, fear, anger, surprise, contempt and disgust). The training deepens the understanding of emotional states of other people and enable faster and more accurate identification of their needs and values. For exercises, we use computer software that supports learning of facial movements characteristic for each emotion.

Psychological models of adult human development

The way we collaborate with others largely depends on our general logic of action. During the training, we present traditional development models for adults; help in understanding limitations of preferred attitudes and behaviours; present language forms and practices characteristic for 15% of the most effective and mentally resistant people. We discuss individual development stages and crises that separate them.

Behaviour training

The training is of a practical nature. The lecture part is restricted to the minimum. We do not use slides. Classes rely almost exclusively on performing exercises and simulations.

Read Details
admin 22 November 2017

Effective communication

Starting point

Effective communication

open questions, paraphrasing, logic of statement, reflection

Context

Whitefox effective communication training is a practical training course in advanced listening and speaking skills. As mentioned before on the main page, everything we do at Whitefox is about communication in any case, regardless of whether we present managers with their favourite words, phrases and grammatical structures, or describe how customer’s facial expressions and the underlying emotions will affect the sale of a new product; everything boils down to the ability to listen and speak carefully.

  • Starting point. We recommend the effective communication training at the beginning of all development programmes: mastering advanced language forms significantly facilitates learning complex communication patterns that appear in complicated B2B sales or multilateral and multi-stage negotiations.
  • Conversations with customers. The training is particularly dedicated to people whose daily work consists of constant listening and speaking to others. The lack of communication skills among employees of customer service departments, telephone sales, receptions, registration desks, technical assistance or technical service offices exposes the company to risks and losses; for the employees, it involves unnecessary stress and leads to burnout.
  • Key people. Communication skills of key people are directly related to company’s financial results. Failing to listen to and lack of understanding of customers, colleagues and employees can be put among lost contracts, incorrectly designed products and services, delays, misunderstandings and conflicts. Knowledge and skills that we master during effective communication classes prepare for conversations in which every word and every sentence can have a strategic meaning for the company (and determine its success or decline).
Programme

Selected issues taught during the effective communication training:

  • Whitefox Statement Coding System. The coding system was created on the basis of an analysis of over 3,000 transcripts recorded during AC/DC sessions, exercises and simulations It includes 152 language forms. During the training, participants will get acquainted with key expressions and grammatical structures that determine the quality of the listening and speaking process. One of the most important goals of our communication classes is to provide participants with the “personal experience” of effects and consequences of abuse of particular language forms.
  • Asking questions. In this part of the training, we teach various forms and types of questions. The purpose at this stage is to acquire the ability to obtain useful and reliable information, even if interlocutors transmit their knowledge reluctantly and with great caution (fear, competition, shame). The focus on asking questions requires “calming down” your own mind and mastering the concentration on facts and needs of the interlocutor.
  • Listening. Analyses of statements of the people who participate in our training and development programmes show that over 60% of people have difficulty carefully listening to others. We are so focused on our own thoughts, aspirations and plans that we often pass over what is most important to the people we talk to. We do not see their needs or emotions; we do not hear their suggestions or recommendations (including those provided directly). An important part of our training is the “silence” of the mind practice: we will not hear others if we do not stop, even for a moment, formulating our own concepts and assumptions, and if we do not control the continuous action of anger or fear.
  • Talking about yourself. Many of us have difficulty talking about our own needs and emotions. When we experience tension, we prefer to suspend the negative emotions associated with it (anger, sadness, fear): we want to wait them out, like bad weather. Others in this situation may argue that we are or become silent, preferring not to speak “just in case”, and then, without consultation, “do our job”. Our opposites are people who cannot stop talking: they constantly express something and impose themselves on others; they skip from one thread to another and cannot stop their own thoughts. An important part of the training involves dealing with these conflicting tendencies. Others, when we hear them, most often need our sensible answers (our speaking) and reasonable actions.
  • Gestures, facial expressions, pantomimic, tone of voice and speech rate. A very important part of the Whitefox communication training is learning Paul Ekman’s facial action coding system. FACS (Facial Action Coding System) was created in the 1970s and revolutionised contemporary thinking about emotions. Regardless of the place on earth, race or culture, all people experience 7 basic emotions that are characterised by similar facial action. Faces of people who are blind from birth, similarly like faces of people from different continents, are arranged in the same way when they express joy, sadness, anger, fear, surprise, disgust or contempt. Mindfulness training with the focus on face movements significantly increases the speed and accuracy of reading emotions and intentions of our interlocutors, which, in the world of complex business relationships, is of course of strategic importance.
Methods

During the training, we use the following methods and tools:

Analysis of statements

The Whitefox Statement Coding System includes of 152 language forms. All of them affect the effectiveness of communication. The scope and content of practised phrases and grammar structures are adapted to the group we work with. Our experience shows that teams and companies speak in “different” languages: what is a habit and custom for one needs practising and training for other. In principle, Whitefox’s tasks and training materials enable to adapt the scope and content of classes to the needs and expectations of the group.

Analysis of facial expressions

During the training, each participant will receive a manual containing a description of 98 facial actions and movement patterns (action codes) for 7 basic emotions (joy, sadness, anger, fear, surprise, disgust, contempt) and 8 complex emotions (boredom, shyness, desire, embarrassment, interest, pride, shame, guilt). Exercises in recognition of facial expressions will be carried out using computer software that supports the process of learning facial movements characteristic for particular emotions. An important part of the training in this respect is the detection of simulated emotions and lies.

Psychological models of adult human development

Whitefox specialises in analysing the language characteristic for particular stages of adult human development. Following favourite grammatical structures, phrases and words, we describe the logic of action of the person with whom we work. During the training, we help participants discover what they focus their attention, thoughts, emotions and actions most often on. Noticing and naming preferred attitudes and patterns of action is usually the starting point to go beyond the resulting restrictions.

Behaviour training

The training is of a practical nature. The lecture part is restricted to the minimum. We do not use slides. Classes rely almost exclusively on performing exercises and simulations.

Read Details
admin 22 November 2017

Customer service

Successive and additional sales

Customer service

making contact, “little history” of interlocutor, proposals and solutions

Context

We provide the customer service training in the following contexts:

  • Loss of sales opportunities. Mistakes in customer service directly threaten the “successive and additional sale”: ill-treated customers will, of course, give up further purchases/orders or restrict them to the minimum. Acquiring new customers is almost always associated with high costs. During the training, we teach the basics of customer service to eliminate situations in which customer dissatisfaction or anger results from employees’ inability to listen and speak.
  • Dealing with difficult customers. In our work, we often hear about the so-called difficult customers. Many times, we are expected to present magical prescriptions and standards that will enable to “tame” aggressive, suspicious and insistent people. Our answer is always the same: there are no magic scripts; only well-prepared people can deal with difficult people. During our training, we do not teach fixed formulas; instead, we improve skills that require mindfulness and deliberation. Every customer, even the most difficult one, has his/her “little history”: he/she wants to be listened to and he/she needs solutions.
  • People without experience in customer service. We dedicate our training particularly to people who start their work in customer service. In this version of the training, we focus more on teaching the most basic skills. Our schools and families do not prepare us for work related to handling 50 to 300 calls a day; we make simple mistakes: instead of listening and talking about solutions, we repeat e.g. “no”, “unfortunately”, “if”, “but” many times.
  • Complaints and negatives. It happens that our training is carried out in a situation when the company is struggling with the number of negatives and complaints that is higher than before. Misunderstandings and conflicts with customers directly threaten the brand image and, indirectly, in a short period of time, may adversely affect sales results. In such situations, our activities focus on the practice of listening and dealing with objections and reservations.
Programme

Selected issues taught during the customer service training:

  • Establishment of contact. In this part of the course, we discuss with participants the factors that influence the automatic assessment that customers make about them within the first 20 seconds of contact. This short time may determine whether we will win the trust of our interlocutors or not. If we are deemed as a good and empathic person, everything we say will be credible. If, however, after 20 seconds, our assessment turns out to be negative, our words will be treated as lies and excuses. Part of these factors can be controlled almost immediately (e.g. bizarre clothing), while controlling others requires effort, exercises and change of attitude (e.g. uncontrollable contemptuous smile).
  • Recognition of needs. Each customer has his/her own “little history” that he/she often stubbornly tries to pass on to your employees when contacting the company. People lacking proper training have serious difficulties carefully listening to such statements. They mostly focus on procedures, regulations and systems. They hear their own assumptions and emotions; they cannot accept interlocutor’s perspective.
  • Formulation of solutions. At this stage of the training, we teach phrases and expressions that enable to talk about ideas, possibilities and solutions. During the exercises, we show participants what the effects and consequences of conversations oriented on justification, explanation and information may be. Many people that we work with know the words and phrases we suggest, but almost never use them in their statements and very rarely hear them in their environment.
  • Dealing with objections and reservations. The most frequent mistake made in customer service is not being mindful of needs and emotions of interlocutors. Participants of our training courses often hurry up very much: they would like to “tick off” individual conversations as soon as possible; unfortunately, the more the customer feels unheeded, the more objections and reservations he/she formulates and the longer the entire contact lasts. During the training, first of all, we teach how to anticipate possible objections and reservations: when they have been expressed directly and with anger, we have to deal with additional problems and negative emotions.
  • End of conversation. It happens that a summary of the most important findings and proposals at the end of a conversation with a customer poses a lot of difficulties and problems. Sometimes, there is no summary at all; at other times, it is spoken using such words as “as soon as possible”, “later”, “as if”, “something”, “somewhere”, “sometime”. During the training, we practise words and phrases that guarantee the clear-cut nature of statements that are formulated at the end of contact with the customer.
Methods

During the training, we use the following methods and tools:

Analysis of statements

During the customer service training, we focus in particular on the analysis and practice of key words. We sensitise participants to those language forms that directly involve evoking negative emotions and activate discussions and quarrels. We practise phrases and expressions guaranteeing that your customers will feel important and listened. The Whitefox Statement Coding System was created on the basis of an analysis of over 3,000 transcripts recorded during AC/DC sessions, exercises and simulations; it includes 152 language forms.

Analysis of facial expressions

Customer service conversations usually last from a few seconds to several minutes. In such short social interactions, our facial expressions have an even greater impact on the emotions of the people we talk to. During the training, we teach participants how to identify 7 basic emotions (joy, sadness, fear, anger, surprise, contempt and disgust) and practise techniques to monitor and control their own facial expressions. In exercises, we use computer software dedicated to facial expression recognition.

Psychological models of adult human development

Whitefox specialises in analysing the language characteristic for particular stages of adult human development. Following favourite grammatical structures, phrases and words, we describe the logic of action of the person with whom we work. During the training, we help participants discover what they focus their attention, thoughts, emotions and actions most often on. Noticing and naming preferred attitudes and patterns of action is usually the starting point to go beyond the resulting restrictions.

Behaviour training

The training is of a practical nature. The lecture part is restricted to the minimum. We do not use slides. Classes rely almost exclusively on performing exercises and simulations.

Read Details
admin 22 November 2017

Negotiation techniques

Unreflective stubbornness vs withdrawal and margin losses

Negotiation techniques

process structure, coalitions, listening, ideas and solutions, arguments

Context

We suggest that the negotiation techniques training is carried out in the following contexts:

  • Margin losses. Sales representatives and purchasing department employees who are unable to deal with risks may inflict significant margin losses. Giving in to anxiety, only following sympathies and lacking the ability to build alternatives to unfavourable agreement with a relevant customer or supplier means that we provide unprofitable discounts too easy and accept unfavourable conditions. During the training, we practise skills that enable to maintain the balance between non-reflexive stubbornness, and withdrawal and capitulation.
  • Product value. It happens that the people we work with focus almost exclusively in negotiations on simple financial parameters. The justification for “loss” is, above all, the “excessively high” price. The analysis of statements of these people often shows that their communication with customers or suppliers almost never features words, phrases or expressions that would enable to talk about terms and benefits other than a low price.
  • Conflicts and tensions in collaboration with customers and suppliers. Our negotiation technique training will also be useful when the collaboration with customers or suppliers features too many conflicts and misunderstandings whose consequences are overly expensive. In such situations, we particularly focus on practising skills related to shifting from positions and hard declarations to talking about needs, values and emotions.
  • Internal conflicts. The negotiation technique training is also dedicated to all the people whose work involves carrying out internal negotiations. In this version, the training is focused on skills enabling conflict resolution and internal collaboration.
Programme

Selected issues:

  • Development of negotiation process structure (“who?”, “what?”, “when?”). In this part of the training, we improve skills related to managing the structure of the entire negotiation process and the structure of individual conversations. An effective negotiator is able to decide what, who, when and how long he/she will do and say. In negotiations, passive persons will receive only what they get from others.
  • Sides and coalitions (“away from the table” and “at the table”). In a situation where a negotiating table which we sit to is “badly set”, no communication tricks will help us. During the training, we pay special attention to talks and actions that should be carried out or performed even before we arrange a meeting that is decisive for our case.
  • Recognition of needs and values. If we cannot hear needs, values and emotions that are important to the people we talk to, we will only achieve distance and reluctance. The lack of understanding what our interlocutors care about prevents the development of mutually beneficial agreements. Unreflective sticking to one’s opinion often ends in a loss of a contract/relationship, and the fear and lack of an alternative to a disagreement leads to submissive acceptance of conditions unfavourable to us. An important part of our negotiation training are skills related to listening and naming the needs and emotions of the people with whom we negotiate.
  • Formulation of solutions and ideas for agreement. Effective negotiators form many ideas and solutions during talks. Repeating the same proposal over and over or not referring to important remarks and suggestions made by the people we talk to significantly limits the possibility of obtaining a contract favourable for us. During the training, we teach how to generate ideas and solutions based on the identification of differences between the potential and capabilities of individual parties.
  • Building an argument. It is quite often that the arguments we hear during negotiation exercises and simulations are built on inconclusive and imprecise phrases and expressions. During the training, we discuss effects of such communication with participants. Our method of competency development assumes that we teach almost exclusively through direct experience and by asking questions. During the classes, we never provide “great” or “always true” advice, tips, recommendations or instructions. Independent conclusions and thoughts of participants of our training courses are the most important part for us.
Methods

During the training, we use the following methods and tools:

Analysis of statements

The Whitefox Statement Coding System was created on the basis of an analysis of over 3,000 transcripts recorded during AC/DC sessions, exercises and simulations It includes 152 language forms. Many of them have a huge impact on the effectiveness of negotiations carried out by participants of our training courses. The scope and content of practised phrases and grammar structures are adapted to the context of work of a relevant group. In respect of the negotiation technique training, we quite often prepare training exercises dedicated to a relevant company in order to minimise the abstractness of completed simulations.

Analysis of facial expressions

During the training, each participant will receive a manual containing a description of 98 facial actions and movement patterns (action codes) for 7 basic emotions (joy, sadness, anger, fear, surprise, disgust, contempt) and 8 complex emotions (boredom, shyness, desire, embarrassment, interest, pride, shame, guilt). Exercises in recognition of facial expressions will be carried out using computer software that supports the process of learning facial movements characteristic for particular emotions. An important part of the negotiation technique training is the detection of simulated emotions and lies.

Recognition of logic of action of interlocutors

During the course, participants will learn to use tests and observational scales that enable to determine the logic of action of the people they talk to. The determination of attitudes and values preferred by interlocutors enables to develop solutions and arguments tailored to the needs and emotions important to them.

Behaviour training

The training is of a practical nature. The lecture part is restricted to the minimum. We do not use slides. Classes rely almost exclusively on performing exercises and simulations.

Read Details
admin 22 November 2017

Sprzedaż B2B

Spryt, kontakty i wyniki

Sprzedaż B2B

Zdobywanie informacji, rozpoznanie wpływu i władzy, Rosyjskie Puzzle

Kontekst

Nasze szkolenie z zakresu sprzedaży B2B realizujemy najczęściej w następujących sytuacjach:

  • Poza siatką informacji. Część uczestników naszych szkoleń jest przekonana, że sprzedaż zależy przede wszystkim od ich determinacji i umiejętności komunikacyjnych: nawiązywania kontaktu, prezentacji oferty czy wywierania wpływu. Celem naszego szkolenia jest rozwój umiejętności zdobywania kluczowych informacji na temat szansy sprzedaży tak, aby możliwe było dokonywanie optymalnych wyborów, kiedy i w którym miejscu angażować swój czas i energię.
  • Wiele rozmów, z których nic nie wynika. W naszej pracy wielokrotnie słyszymy historie o klientach, którym „ciężko” coś sprzedać. Część z nich zaprasza nas na spotkania, prosi o przygotowywanie kolejnych ofert. Część zmienia plany i kryteria wyboru oferenta i długo nie podejmuje decyzji. W trakcie zajęć szczególne znaczenie ma dla nas rozwój umiejętności rozpoznawania „FOX'a” tj. osoby, która ma największy wpływ na podjęcie decyzji o zakupie lub współpracy.
  • Trwałe i stabilne relacje konkurencji z naszymi klientami. Czasami mają miejsce sytuacje, w których klient informuje nas o tym, że do realizacji zamówienia została wybrana inna firma. Oficjalne powody takiej decyzji to np. lepszy produkt - bardziej dopasowany do potrzeb zamawiającego, korzystniejsze warunki świadczenia usługi lub po prostu niższa cena. W rzeczywistości zdarza się, że nasi konkurenci mają z decydentem długoletnie relacje, historię wzajemnego pomagania sobie lub od lat doradzają mu w potencjalnym obszarze współpracy. Jednym z celów treningu jest zdobycie umiejętności analizy konkurencji – szczególnie w zakresie monitorowania relacji z osobami mającymi wpływ na wybór oferty.
  • Zaskakujące porażki sprzedażowe. Część uczestników, z którymi spotykamy się w czasie szkoleń ma poważne trudności z ewaluacją prospektów, nad którymi obecnie pracują. Zdarzają się im krępujące sytuacje, w których muszą odwoływać zapowiedziane wcześniej sukcesy. Nasze działanie koncentruje się w takich sytuacjach na ćwiczeniu umiejętności zdobywania i weryfikowania informacji w taki sposób, który umożliwi uczestnikom dokonanie rzetelnej oceny szans sprzedaży.
Program

Wybrane zagadnienia, które realizujemy w trakcie szkolenia z zakresu sprzedaży B2B:

  • Siatka informatorów. Czasami na szkoleniach spotykamy handlowców, którzy dzięki swoim umiejętnościom budowania relacji dysponują wieloma informacjami, które dla części osób są praktycznie niemożliwe do zdobycia. W tej części zajęć wykorzystując narzędzie „arkusz informatora” pomagamy uczestnikom dokonać przeglądu i analizy osób, z którymi pracują pod kątem możliwości zdobywania informacji kluczowych dla sprzedaży.
  • Rozpoznanie FOX'a. Jak rozpoznać, czy osoba, z którą rozmawiamy jest FOX’em – czyli ma największy wpływ na decyzję o zakupie bądź nawiązaniu współpracy? Jak nie angażować się w spotkania z osobami, które są z nim/nią w konflikcie? Ważna część szkolenia dotyczy umiejętności posługiwania się matrycą „wpływu i władzy” oraz „arkuszem FOX'a”. Podczas ćwiczeń warsztatowych uczestnicy wykorzystują te narzędzia analizując pracowników firm, z którymi obecnie prowadzą rozmowy handlowe.
  • Zdobywanie wiedzy o celach, planach i zobowiązaniach. Skuteczni sprzedawcy zazwyczaj znają wewnętrzny „kalendarz” klienta: wiedzą jak planuje rozwijać swój biznes oraz co i kiedy chce osiągnąć. Ważnym elementem szkolenia są dla nas ćwiczenia i symulacje, w trakcie których uczymy umiejętności uważnego słuchania oraz takiego zadania pytań, aby możliwe było zdobywanie pełnej i szczegółowej wiedzy o ważnych terminach i zobowiązaniach klienta.
  • Rozpoznanie konkurencji. Część szans sprzedaży to ryzyko, że zostaliśmy poproszeni o ofertę w sytuacji, gdy nieformalnie decydent jest już przekonany do pewnego produktu - potrzebne jest jeszcze formalne przeprowadzenie procedury wyboru. Możliwa jest również odmienna sytuacja, w której nasza konkurencja nie dostarczyła zakontraktowanych produktów/usług zgodnie z umową. Klient frustruje się i właśnie zastanawia się nad zmianą dostawcy. W tej części szkolenia uczymy umiejętności zdobywania informacji na temat konkurencji, które mają kluczowe znaczenie dla sprzedaży.
  • Strategia sprzedaży. Nadmierna koncentracja na swoich pomysłach i koncepcjach utrudnia najczęściej sformułowanie efektywnej strategii sprzedaży. W czasie treningu omawiamy konkretne szanse sprzedażowe, nad którymi pracują uczestnicy szkolenia. Opisujemy możliwe strategie sprzedaży, pomagamy w podjęciu optymalnej decyzji i wdrożeniu jej w działanie.
  • Budowanie koalicji i sojuszy. W przypadku dużych kontraktów wybór oferenta dokonywany jest przez klienta na spotkaniu, na którym zjawi się grupa kluczowych decydentów oraz ich zaufanych doradców. Na tym etapie szkolenia doskonalimy umiejętności „ustawiania” stołu negocjacyjnego tak, aby w tym gronie pojawili się dodatkowi sojusznicy a wpływ naszych oponentów był wyraźnie ograniczony.
Metody

W czasie szkolenia wykorzystujemy następujące metody i narzędzia:

Analiza logiki działania rozmówcy

Whitefox specjalizuje się w analizie języka charakterystycznego dla poszczególnych etapów rozwoju człowieka dorosłego. W trakcie zajęć uczymy rozpoznawać logikę działania naszych rozmówców na podstawie tego, jakich zwrotów, konstrukcji językowych i słów używają. Zauważenie i nazwanie preferowanych postaw i schematów działania pomaga w zrozumieniu potrzeb i oczekiwań klienta, jego sposobu myślenia i oczekiwanych rezultatów współpracy.

Analiza ekspresji mimicznych (rozpoznawanie kłamstwa).

W czasie szkolenia każdy z uczestników otrzyma manual zawierający schematy ruchowe (kody akcji) dla 7 emocji podstawowych (radość, smutek, złość, lek, zaskoczenie, wstręt, pogarda) oraz 8 emocji złożonych (znudzenie, nieśmiałość, pożądanie, zakłopotanie, zainteresowanie, duma, wstyd, poczucie winy). Ćwiczenia rozpoznawania ekspresji mimicznej realizowane będą z wykorzystaniem programu komputerowego, który wspiera uczenie się ruchów twarzy charakterystycznych dla poszczególnych emocji. Ważną częścią treningu z tego zakresu jest wykrywanie emocji udawanych i kłamstwa.

Formularze i ewaluatory

W trakcie zajęć dostarczamy oraz dostosowujemy do kontekstu Państwa firmy narzędzia wspomagające zdobywanie i analizę informacji takie jak: ewaluator szans sprzedaży, ewaluator wpływu i władzy (rozpoznanie FOX’a) czy arkusz informatora.

Trening zachowań

Szkolenie ma charakter praktyczny. Część wykładowa ograniczona jest do minimum. W trakcie zajęć uczestnicy pracują w sposób warsztatowy nad swoimi szansami sprzedażowymi. Rozwijają nowe umiejętności poprzez wykonywanie ćwiczeń i symulacji.

Read Details
admin 22 November 2017

Kierowanie zespołem

Samodzielność i inicjatywa

Kierowanie zespołem

delegowanie zadań, budowanie motywacji, informacja zwrotna

Kontekst

Działania rozwojowe z zakresu kierowania zespołem realizujemy w następujących sytuacjach:

  • Programy rozwojowe. Najczęściej szkolenie z tego zakresu stanowi istotny element programów ciągłego doskonalenia umiejętności menedżerskich kadry kierowniczej lub zarządzającej. Bezpośrednim impulsem do podjęcia działań rozwojowych w tym zakresie jest inicjatywa części menedżerów lub wyniki audytów i ocen okresowych. Najważniejsze wyróżniki konkurencyjne szkolenia Whitefox to: a. trening kompetencji kierowniczych w oparciu o analizę wypowiedzi (System Kodowania wypowiedzi Whitefox), b. trening rozpoznawania emocji na podstawie ekspresji mimicznej (Facial Action Coding System), c. odniesienie umiejętności kierowania zespołem do modeli rozwoju człowieka dorosłego.
  • Braki w koordynacji pracy zespołu vs bezwzględna surowość. Część kierowników i menedżerów z którymi spotykamy się w czasie szkoleń ma poważne trudności z planowaniem zadań dla swoich pracowników oraz z kontrolowaniem i rozliczeniem ich realizacji. Osoby te często koncentrują się na własnych zadaniach merytorycznych i nie potrafią objąć uwagą aktywności całego zespołu. Ich przeciwieństwem są kierownicy i menedżerowie, którzy nieustannie śledzą każdy ruch swoich podwładnych, kontrolują wykonanie pojedynczych czynności, karzą za najmniejsze uchybienia, są podejrzliwi i nieufni. Ważnym celem naszego szkolenia jest istotne ograniczenie i osłabienie w/w postaw i zachowań. Wszystkie one prowadzą do niskiej efektywności zespołu.
  • Nowi kierownicy. Nasze szkolenie dedykujemy także kierownikom i menedżerom, którzy od niedawana zarządzają zespołem lub przygotowują się do pełnienia takiej roli (obecnie są np. koordynatorami lub kierownikami projektów). Trening umiejętności słuchania i budowania rozwiązań pozwala uniknąć poważnych błędów i trudnych do rozwiązania problemów personalnych.
  • Trudny zespół. Nasze szkolenie adresujemy wreszcie do wszystkich osób, które muszą zarządzać tzw. trudnym zespołem. Poważne problemy pojawiają się najczęściej w sytuacji kiedy: a. unikatowe kompetencje lub wyjątkowe relacje części pracowników uniemożliwiają korygowanie ich postaw i zachowań, b. w zespole przeważają osoby, dla których wykonywana praca jest złem koniecznym i wynika z braku innych możliwości, c. zespół jest do dłuższego czasu skonfliktowany – często dochodzi do kłótni i nieporozumień – pracownicy podzieleni są na frakcje i podgrupy.
Program

Wybrane zagadnienia, które realizujemy w czasie szkolenia z zakresu kierowania zespołem:

  • Ukierunkowanie na budowanie rozwiązań. Kluczową kompetencją osoby, zarządzającej zespołem, jest naszym zdaniem, umiejętność ukierunkowywania uwagi pracowników na cele i rozwiązania. W czasie szkolenia poświęcamy wiele ćwiczeń i zadań na wytrenowanie słów, zwrotów i wyrażeń, które umożliwiają rozmawianie o przyszłości. Koncentracja na tym co już się wydarzyło, na przyczynach błędów i problemów uruchamia najczęściej silne mechanizmy obronne i istotny sposób utrudnia mówienie o pomysłach i możliwościach.
  • Nastawienie na budowanie motywacji i zaangażowania. Wynagradzanie na podstawie własnych sympatii bez odniesienia do rzeczywiście uzyskiwanych wyników, uchylanie się od podejmowania decyzji, koncentracja na systemach i procedurach, wywieranie nadmiernej presji i zastraszenie – te wszystkie postawy i zachowania powoduje utratę motywacji i zaangażowania zespołu. W czasie zajęć doskonalimy umiejętności, które umożliwiają przezwyciężenie tych trudnych dla pracowników sposobów postępowania.
  • Rozwijanie wiedzy i umiejętności. Ciągły rozwój pracowników oraz testowanie nowych pomysłów i rozwiązań jest dla nas jednym z najważniejszych kryteriów oceny efektywności kierowania zespołem. W czasie szkolenia omawiamy z uczestnikami profil osoby o wysokim potencjale - jej styl działania i potrzeby – często widzimy, że brak wiedzy z tego zakresu powoduje ogromne trudności w zarządzaniu pracownikami o wyjątkowych zdolnościach i kompetencjach.
  • Udzielanie informacji zwrotnej. Umiejętność konstruktywnego przekazywania informacji zwrotnej to podstawowe narzędzie pracy każdego kierownika i menedżera. Ludzie dorośli bardzo rzadko uczą się złożonych, praktycznych umiejętności wyłącznie poprzez czytanie podręczników i instrukcji. Najczęściej doskonalą swoje kompetencje wykonując kolejne zadania i projekty. W czasie szkolenia uczmy słów, zwrotów, wyrażeń i konstrukcji gramatycznych, które wzmacniają motywację do rozwijania nowych kompetencji i samodzielnej realizacji powierzonych zadań.
  • Korygowanie postaw i zachowań. Wyciąganie konsekwencji i stawianie granic wymaga odwagi i siły charakteru. Odbieranie premii, ograniczanie szans i możliwości rozwoju za krzywdzenie innych, degradowanie i zwalnianie wiążę się ze stresem i często w negatywny sposób wpływa na naszą samoocenę. W czasie zajęć ćwiczmy metody i schematy działania oraz mówienia, które pomagają odnaleźć się w tych trudnych sytuacjach. Podpowiadamy co zrobić, aby uzyskać pewność, że zanim sięgnęliśmy po twarde konsekwencje, wynikające z naszej władzy, wykorzystaliśmy najbardziej skuteczne możliwości wywierania wpływu.
  • Branie odpowiedzialności za wyniki i sposób pracy zespołu. Narcystyczne pomniejszanie osiągnięć i umiejętności innych oraz tchórzliwe manipulowanie odpowiedzialnością za błędy i brak wyników wywołuje niezmiennie niechęć, złość i wrogość. W czasie zajęć w szczególny sposób podkreślamy zachowania i wypowiedzi, które wiążą się z odcenianiem zasług pracowników w sytuacji sukcesu oraz braniem odpowiedzialności za porażki zespołu.
Metody

W czasie szkolenia wykorzystujemy następujące metody i narzędzia:

Analiza wypowiedzi

System Kodowania Wypowiedzi Whitefox powstał na podstawie analizy ponad 3000 transkrypcji nagranych w czasie sesji AC/DC ćwiczeń i symulacji. Obejmuje 152 formy językowe. Zakres i treść ćwiczonych wyrażeń i konstrukcji gramatycznych dostosowujemy do grupy z którą pracujemy. Z naszych doświadczeń wynika, że kierownicy i menedżerowie w różnych firmach zarządzają zespołami używając „różnych” języków – to, co dla jednych jest nawykiem i zwyczajem u innych wymaga ćwiczenia i treningu. Zadania i materiały szkoleniowe Whitefox z założenia umożliwiają dostosowanie zakresu i treści zajęć do potrzeb i oczekiwań konkretnej grupy.

Analiza ekspresji mimicznych

W trakcie szkolenia uczymy precyzyjnego rozpoznawania 7 emocji podstawowych (radości, smutku, lęku, gniewu, zaskoczenia, pogardy i wstrętu). Trening ten pogłębia rozumienie stanów emocjonalnych innych ludzi i pozwala na szybsze i trafniejsze zauważanie ważnych dla nich potrzeb i wartości. Do ćwiczeń wykorzystujemy program komputerowy wspierający uczenie się ruchów twarzy charakterystycznych dla każdej z emocji.

Psychologiczne modele rozwoju człowieka dorosłego

Whitefox specjalizuje się w analizie języka charakterystycznego dla poszczególnych etapów rozwoju człowieka dorosłego. Śledząc ulubione konstrukcje gramatyczne, zwroty i słowa opisujemy logikę działania osoby, z którą pracujemy. W czasie zajęć pomagamy uczestnikom odkryć na czym najczęściej koncentruje się ich uwaga, myśli, emocje i działania. Zauważenie i nazwanie preferowanych postaw i schematów działania jest najczęściej punktem wyjścia do przekroczenia wynikających z nich ograniczeń.

Trening zachowań

Szkolenie ma charakter praktyczny. Część wykładowa ograniczona jest do minimum. Nie posługujemy się slajdami. Zajęcia polegają niemal wyłącznie na wykonywaniu ćwiczeń i symulacji.

Read Details
admin 22 November 2017

Zarządzanie strategiczne

Psychologia języka

Zarządzanie strategiczne

narracja i paradygmaty, rachunek zdań, części mowy, formy fleksyjne

Kiedy ktoś zwraca się do nas po indywidualną pomoc rozpoczyna najczęściej od przedstawienia krótszych lub dłuższych opowieści, które wiążą się dla niego z lękiem, smutkiem, wyczerpaniem lub złością. W czasie rozmów poznajemy szczegółowo kolejne zdarzenia, bohaterów i konsekwencje tych historii. Wiele z tych opowiadań, w sytuacjach kryzysowych, kończy się formułowaniem następujących ocen:

  1. Jestem do niczego. Jak mogłem/mogłam doprowadzić do takiej sytuacji. Jeśli pozwoliłem/pozwoliłam, aby coś takiego się stało musi być ze mną coś nie tak. Zepsułem/Zepsułam wszystko!
  2. Nie poradzę sobie. To,  co chciałbym/chciałabym lub muszę zrealizować jest ponad moje siły. Moja historia w tym obszarze to wyłącznie ciąg porażek i błędów. Nic mi już nie pomoże! Nadzieja to jedynie oszukiwanie siebie.
  3. Nie zasługuję na: szacunek, przyjaźń, miłość.
  4. Jestem złym człowiekiem. To, co zrobiłem/zrobiłam świadczy o tym, że myślę wyłącznie o sobie. Jestem nic nie wartym/wartą egoistą/egoistką!
  5. Moje życie jest żałosne! Powinienem/powinnam być najbardziej samotnym człowiekiem na świecie.
  6. Świat jest wrogim miejscem w którym każdy myśli tylko o sobie. Też będę tak robił/robiła.

Czasami wypowiadamy to wszystko wprost. Czasami tak myślimy i nie mówimy o tym innym. Zdarza się też, że tylko niejasno rozpoznajemy, że żyjemy w więzieniu zbudowanym z własnych ocen i strachów. Przemijamy zamknięci w naszych oskarżeniach. Zaklęci w żabę ograniczamy marzenia. Sami siebie sądzimy, sami siebie skazujemy, sami sobie wymierzamy karę samotności i wewnętrznej pogardy lub decydujemy się na życie w świecie, w którym najważniejszym doświadczeniem jest samotność

Na szczęście tak bywa tylko w sytuacjach kryzysowych. Nie jest to czas łatwy, ani bezpieczny. Kiedy cierpimy, boimy się, złościmy, przeżywamy osamotnienie nasze historie układają się w złe bajki i mity, które chciałyby nas przerobić na swoich bohaterów.

Rozbicie tych ciemnych historii zaczyna się często od zadania pytań, które pozwalają zobaczyć, że to na czym skupiła się nasza pamięć i uwaga to jedynie wycinki rzeczywistości tendencyjnie ułożone w złą opowieść. Z opisu ubogiego i rozrzedzonego przechodzimy do opowiadania bogatego i złożonego. Nazywamy nasze trudności, aby móc uwolnić się od ich wpływu. Przytaczane są inne pomijane fakty i zdarzenia. Pojawiają się nowi bohaterowie, którzy do tej pory milczeli lub byli niezauważeni. Historia opowiadana jest raz jeszcze – od nowa – uzupełniona o dobre relacje, w których mówimy i myślimy o powodzeniu, o radzeniu sobie, o własnej kompetencji i wartości, o szacunku do siebie, o radości, o przyjaźni, o pięknie, o miłości.

Read Details