Pytania otwarte to takie, które umożliwiają rozmówcy udzielenie swobodnej wypowiedzi i rozpoczynają się od słów: „Co”, „Kto”, „Jak”, „W jaki sposób” „Kiedy”, „Gdzie” np.

 „Co masz na myśli mówiąc o…?, 
 „Co chcesz zrobić?”, 
 „Czego potrzebujesz?”, 
 „Kto według Ciebie…?”, 
 „W jaki sposób to rozumiesz?”, 
 „W jaki sposób chciałbyś/chciałabyś to osiągnąć?”, 
 „Kiedy byłoby to możliwe?”, 
 „Gdzie konkretnie chcesz się spotkać?”

Pytania otwarte pozwalają uzyskać dużą ilość informacji – nie ograniczają wypowiedzi rozmówcy – zachęcają do mówienia.

Pytania zamknięte rozpoczynają się od słowa „Czy” np. „Czy chcesz powiedzieć, że…?”, „Czy to jest tak, że…?”, „Czy chodzi Ci o to, że…?”, „Czy możemy zrobić tak, że…”, „Czy potrzebujesz…”, „Czy może to zrobić np. Pan Tomek, „Czy chcesz zająć się to sprawą później?” itd. Służą one doprecyzowaniu wypowiedzi rozmówcy i upewnieniu się, czy prawidłowo zrozumiało się to, co powiedział. Najczęstszym błędem komunikacyjnym jest używanie zbyt dużej ilości pytań zamkniętych, rozpoczynających się od „Czy”. Powoduje to, że zamiast słuchać rozmówcy i zdobywać informacje potwierdzamy jedynie własne przypuszczenia i domysły. Tak naprawdę rozmawiamy wtedy sami ze sobą. Inni mogą powiedzieć tylko: tak lub nie.

Szczególnym rodzajem pytań otwartych są pytania zanurzone, które w jeszcze większym stopniu zachęcają do mówienia i przekazywania informacji. Pytania te rozpoczynają się od nazwania emocji, uczuć lub motywacji osoby zadającej pytanie np.

 „Zainteresowało mnie, kiedy powiedziałeś/powiedziałaś, że… Jak myślisz co z tego wynika?”, 
 „Zdziwiłam się, kiedy powiedziałaś że…, możesz opowiedzieć coś więcej na ten temat?”, 
 „Nie potrafię tego zrozumieć, powiedz mi, w jaki sposób chciałbyś/chciałabyś to osiągnąć?”, 
 „Zaniepokoiłem się, kiedy wspomniałeś o tym, że…”

Aktywne słuchanie i parafraza polega na powtórzeniu własnymi słowami tego, co usłyszałeś przed chwilą od rozmówcy. Takie zachowanie powoduje najczęściej, że osoba, którą parafrazujemy czuje się ważna, słuchana i traktowana z szacunkiem. Parafraza jest szczególnie trudna w sytuacji, gdy całkowicie nie zgadzamy się z słyszaną wypowiedzią – trudno jest powtórzyć coś, co naszym zdaniem jest niesłuszne, nieważne, nierozsądne, krzywdzące lub zagrażające.

Parafrazę rozpoczynamy najczęściej od słów:

 „Rozumiem, że…”, 
 „Czyli, rozumiem, że…”, 
 „Podsumowując to, co powiedziałeś/powiedziałaś, można powiedzieć, że…”, 
 „Rozumiem, że najbardziej zależy Ci na…”, 
 „Rozumiem, że Twój pomysł polega na…”, 
 „To, co usłyszałem/usłyszałam, można podsumować tak, że…”

W sposób szczególny unikaj:

1. Negowania wypowiedzi innych za pomocą słowa „nie” i wszystkich wyrażeń zawierających „nie” „niestety”, „niemożliwe”, „nieistotne”, „nierealne”, „nie mogę”, „nie pozwolę”.
2. Podważania wartości tego, co słyszysz poprzez konstrukcję: „tak, ale…”. „Tak, ale” prowadzi najczęściej do niepotrzebnych dyskusji, kłótni i konfliktu.
3. Milczącego przysłuchiwania się wypowiedziom – takie zachowanie nie daje pewności osobie, która mówi, że rzeczywiście jest w tej sytuacji ważna i słuchana.

Przed rozpoczęciem dłużej wypowiedzi warto uporządkować ją w prostą logiczną całość: wstęp, rozwinięcie, zakończenie. W czasie wstąpienia dobrze jest zdobyć uwagę słuchaczy, a następnie za pomocą kilku punktów w formie krótkiej listy przedstawić to, o czym będziesz mówił.

 „Chciałbym/Chciałabym na początku naszego spotkania przedstawić w kilku punktach, o czym konkretnie będę mówił/będę mówiła”, 
 „To, o czym chciałbym/chciałabym dzisiaj opowiedzieć to: punkt 1, punkt 2, punkt 3, punkt 4” (nie buduj list złożonych z wielu zagadnień i wątków)

W czasie spotkania pytaj innych o opinie i poproś o zadawanie pytań.

 „Co myślisz o tym, co powiedziałem/powiedziałam?”, 
 „Jak myślisz, jakie są konsekwencje mojego pomysłu?”, 
 „Co chciałbyś/chciałabyś dodać lub zmienić w tym, co zaproponowałem/zaproponowałam?”, 
 „O co chciałbyś/chciałabyś teraz zapytać?”, 
 „Jakie masz pytania do tego, co powiedziałem/powiedziałam?”

Brak struktury wypowiedzi i uporządkowania zagadnień powoduje najczęściej, że odbiorcy wypowiedzi mają wrażenie chaotycznego przeskakiwania z wątku na wątek, co często odbierane jest jako znak niepewności, nierzetelności, zagubienia.

Wykorzystaj następujące sformułowania:

 „Kilka minut wcześniej mówiłeś/mówiłaś, że…”, 
 „Wspominałeś/Wspominałaś, że…”, 
 „Chciałbym/Chciałabym wrócić do początku Twojej wypowiedzi, powiedz więcej na temat…”, 
 „Pamiętam, jak mówiłaś, że… w tej sytuacji proponuję…” itd.

Odzwierciedlanie wypowiedzi powoduje, że uzyskujemy większą ilość informacji, a nasz rozmówca uważa, że rozmawia z osobą komunikatywną, które potrafi słuchać i traktuje go z szacunkiem.

Utrzymuj naturalny kontakt wzrokowy to jest ok. 60% patrzenia sobie w oczy. 100% kontaktu wzrokowego pojawia się najczęściej w sytuacji silnego konfliktu – natomiast brak kontaktu wzrokowego świadczy najczęściej o przeżywaniu lęku lub zawstydzenia. Unikaj gestów i min, które bez Twojej intencji wywołują niepokój lub zdziwienie rozmówcy. Dostosuj ton głosu i tempo wypowiedzi do tonu głosu i tempa wypowiedzi osób, z którymi rozmawiasz.