W sytuacji kiedy zadaję pytanie od „czy?”, muszę wcześniej pomyśleć stwierdzenie, które chce poddać weryfikacji. Nie jest możliwe zadanie pytania od „czy?”, bez przyjęcia minimum 1 założenia (podejrzenia, oskarżenia).

Analizując transkrypcję wypowiedzi widzimy, że ponad 60% uczestników naszych programów rozwojowych ma tendencję do nadużywania pytań zamkniętych od słowa „czy?”. Ich umysły nieustannie formułują masę różnych stwierdzeń, założeń i hipotez. Inne osoby w tej sytuacji mogą mówić jedynie: tak lub nie. Jaka będzie komunikacja menedżera z jego pracownikami i klientami, jeżeli na 40 stronach transkrypcji jego wypowiedzi pojawiło się 150 razy „czy?” i tylko 2 pytanie otwarte od zaimka „co?”. W jaki sposób będzie on słyszał i rozumiał wypowiedzi innych? Co się stanie z komunikacją tej osoby jeżeli do słowa „czy?” dodamy występującą często z tym zaimkiem frazę „tak, ale…” i na tych 40 stronach wystąpi ona 80 razy? Jakie jest ryzyko, że osoba z którą pracujemy w tej sytuacji słyszy przede wszystkim własne myśli, pomysły i założenia?

Jednym z ważnych ćwiczeń w czasie naszych sesji Development Center i treningów kompetencji są rozmowy przełożony-podwładny. Trwają one zwykle od 10 do 15 minut i dotyczą problemów, które najczęściej pojawiają się w codziennej pracy z zespołem tj. opóźnień, błędów, pretensji. Transkrypcja takiej rozmowy zajmuje ok. 3 – 4 stron. Podobnie jak w przypadku pytań od „czy” ponad 60% osób (przed szkoleniem) prowadzi takie spotkania w czasie przeszłym wykorzystując wielokrotnie okolicznik przyczyny „dlaczego?”. Dominują następujące wypowiedzi:

Jeżeli całe 15 minut rozmawiamy w czasie przeszłym bardzo trudno wypracować rozsądne rozwiązanie trudnej sytuacji. Musielibyśmy mówić istotnie więcej w czasie przyszłym i korzystać z czasowników modalnych np.

O czym rozmawiamy z naszymi pracownikami i współpracownikami, jeżeli niemal cały czas mówimy w czasie przeszłym, a mówienie o przyszłości ograniczamy do wydawania krótkich wytycznych i wskazówek – bo już nie mamy czasu na rozmawianie o pomysłach? Co powiedzą nam pracownicy, którzy na początku naszych rozmów będą czuli się oceniani i atakowani? Jak będzie wartość ich wyjaśnień i usprawiedliwiania siebie w tej sytuacji? W jakiś sposób zrealizujemy w terminie postawione nam cele i zadania jeżeli nie potrafimy używać słów: móc, chcieć, zamierzać?

Większość z nas określiłaby takie wypowiedzi jako pustosłowie, powtarzanie banałów, ględzenie, wpadanie w ton „ja-wyżej”. Jak Państwo myślą? Ilu z nas przytrafiają się takie wypowiedzi? I nie chodzi o krótkie dwa czy trzy wtrącenia. Mówimy tutaj o kilkuminutowych wielozdaniowych dobrych radach w stylu A jest ważne, ponieważ jest A, a nie-A prowadzi do kłopotów ponieważ jest nie-A. Ponad 50% z nas nie potrafi się powstrzymać przed takim mówieniem. Najczęściej tego nie kontrolujemy i nie zdajemy sobie sprawy jaką trudność sprawiamy innym. 

Galileusz powiedział, że matematyka jest alfabetem, za pomocą, którego Bóg opisał wszechświat. Liczby pomagają nam najczęściej odnaleźć się w rzeczywistości – ukonkretniają i urealniają nasze cele i problemy. Nie brakuje nam nie wiadomo jakiej marży do końca miesiąca – wiemy, że potrzebujemy jeszcze 2,200,000 zł. Ta liczba doprecyzowuje i dookreśla zakres naszych działań i możliwości. W jaki sposób będzie zarządzał swoim pionem/działem/departamentem menedżer, który w czasie 8h sesji Development Center, w której konieczne było wielokrotne liczenie i kalkulowanie, jedynie 4 razy w swoich wypowiedziach i zapisach użył liczebników? Co w sytuacji, kiedy w tym, co powiedział i zapisał przeważają zaimki nieokreślone takie jak: ktoś, coś, jakiś, gdzieś, kiedyś lub przysłówki i wyrażenia: więcej, mniej, trochę i troszeczkę, w pewnym stopniu…? Jakie będę konsekwencje podejmowanych przez niego decyzji?

Czasami zdarza się, że pracujemy z osobami, które zajmują się prostą obsługą klienta. Ich rozmowy trwają zwykle od 2 do 5 minut. Jeżeli pracownicy Ci nie zostaną przygotowani do rozmawiania z dużą ilością osób w sytuacji, kiedy trzeba radzić sobie z trudnymi problemami i konfliktami można usłyszeć następujące wypowiedzi:

Liderzy mówienia „nie”, „niestety” i „jeżeli” w nagranych przez nas rozmowach potrafią użyć tych słów kilkadziesiąt razy w ciągu kilku minut (np. 2 rozmowy po 3 minuty: 21 „nie”, 18 „niestety”, 12 „jeżeli”). Pozostałe osoby, bez przygotowania, radzą sobie niewiele lepiej. Jeżeli masz w ręku wyłącznie młotek, wszystko przypomina gwóźdź. Jeżeli nie potrafisz nazywać potrzeb i emocji rozmówcy, jeżeli nie potrafisz mówić w czasie przyszłym o tym co możesz, zamierzać i co zrobisz… „nie”, „niestety” i „jeżeli” będzie rozsądnym rozwiązaniem, a czasami jedynym wyjściem z trudnej sytuacji.