Część A. Lista – moje cele, zadania i zobowiązania

Pierwsza część ćwiczenia polega na przygotowaniu listy wszystkich niezrealizowanych, niedokończonych lub planowanych celów, spraw, zadań i zobowiązań. Nie należy rozważać czy są one ważne czy mniej istotne, zawodowe czy osobiste, krótkoterminowe czy długoterminowe, ogólne czy szczegółowe – zadanie polega na ich zapisywaniu w kolejności i formie w jakiej pojawiają się one w naszym umyśle. Lista rzeczy do zrobienia w tym ćwiczeniu z założenia powinna być nieusystematyzowana i niezorganizowana. Tworzenie listy kończy się w chwili, gdy nie jesteśmy w stanie przypomnieć sobie lub sformułować żadnego ważnego dla nas celu, sprawy, zadania lub zobowiązania, które nie zostałoby już zapisane. Pomocne do wykonania tego ćwiczenia może być przeczytanie następującego zestawienia kategorii celów, spraw, zadań i zobowiązań:

1. Finanse i dokumenty prawne: banki, konta, faktury, rachunki, bilanse, budżety,  oświadczenia, opłaty, czynsze, rachunki, zakupy, kredyty, podatki, ubezpieczenia, oszczędności, lokaty, fundusze, polisy, statystyki, raporty, umowy;

2. Infrastruktura: nieruchomości, dach, przewody kominowe, ogrzewanie i klimatyzacja, elektryka, hydraulika, ściany, podłogi, sufity, dekoracje, wykończenia, wyposażenie, meble, ADG RTV, archiwa, magazyn, garaż, ogród, otoczenie budynku, oświetlenie, nowe budynki, samochody, motory, rowery, technologie, maszyny, urządzenia, komputery, telefony, software, Internet;

3. Osobiste: szkoły i uczelnie, studia, szkolenia, kursy, języki, dyplomy, certyfikaty, stopnie naukowe, biblioteki, książki, artykuły, materiały edukacyjne, gra na instrumentach muzycznych, sport i wysiłek fizyczny, waga i dieta, sen, choroby, leki, lekarze, ubrania, kosmetyki, wygląd, projekty, rezultaty, decyzje, podróże, nowe projekty, plany, inicjatywy, nowe produkty, usługi, koncepcje, wizje, strategie;

4. Relacje zawodowe: telefony, maile, listy, faksy, notatki, odpowiedzi, spotkania, zaproszenia, zobowiązania, obietnice, przełożeni, współpracownicy, podwładni, klienci, partnerzy, inwestorzy, konkurencja, sprzedaż, marketing, logistyka, dystrybucja;

5. Rodzina i przyjaciele: telefony, maile, listy, spotkania, zaproszenia, odpowiedzi, obietnice, maż/żona, dzieci, rodzice, przyjaciele, koledzy, znajomi, sąsiedzi zabawki, zdrowie, ubrania, higiena, wykształcenie, rozwój, imieniny, urodziny, rocznice, uroczystości, podróże, urlopy, pamiątki, zdjęcia; kot, pies, rybki, ptaki itd.

6. Aktywności: sprzątanie, wyrzucanie, czyszczenie, porządkowanie i segregowanie, instalowanie, uruchamianie, układanie, analizowanie, pisanie, uczenie się, uczenie innych, odpoczywanie, leczenie,  naprawianie, konserwowanie, wymienianie, trenowanie, rezygnowanie, zaprzestanie, odmawianie, kupowanie, projektowanie, pielęgnowanie, dekorowanie, zmienianie, doskonalenie, rozwijanie, budowanie, ograniczanie, bycie razem, świętowanie, inwestowanie, produkowanie, dostarczanie, sprzedawanie, promowanie, przenoszenie.

Część B.  Wypracowanie systemu organizacji pracy

Krok 1. Dla każdego zapisanego na liście celu, zadania lub zobowiązania określamy:

1. Najbliższe i najprostsze działanie, która rozpoczyna jego realizację i dopisujemy je na naszą listę np. dla zadania wymiana opon na zimowe pierwszą czynnością może być znalezienie w Internecie telefonu do serwisu. Nie określamy najbliższych i najprostszych działań dla celów, zadań i zobowiązań, których nie można rozbić na mniejsze sensowne całości.
2. Pewne na 90% i ściśle określone terminy (jeżeli takie występują), które są związane z poszczególnymi celami, zadaniami lub zobowiązaniami. Termin pewny na 90% to taki, który jest precyzyjnie określony w czasie i wynika z trudnych do zmiany okoliczności np.
   • Skończyć raport Z do 21 maja do 12.00 – termin ten został zapisany w umowie z klientem i jego przekroczenie grozi karami umownymi lub zerwaniem umowy,
   • Czas trwania narady produkcyjnej, w której uczestniczy Zarząd i kluczowi menedżerowie i która odbywa się regularnie w poniedziałek od 9.00 do 10.30.

Ważne! Nie planujemy czasu, ani terminów dla celów, zadań i zobowiązań,  których realizacja  nie jest lub nie może być ściśle określona w czasie np. nie zapisujemy w kalendarzu zadania wymienić opony na zimowe dopóki nie uzyskamy informacji z serwisu, kiedy konkretnie będzie to możliwe. Najczęściej popełnianym błędem organizacji pracy własnej jest zapełnianie całego kalendarza i planowanie czasu realizacji większości celów, zadań i zobowiązań. Z powodu zmian okoliczności realizacja takich planów nigdy nie jest możliwa, a nasze złożenia okazują się nie do utrzymania.

Krok 2. Zapisujemy w kalendarzu cele, zadania i zobowiązania powiązane z pewnymi na 90% i ściśle określonymi w czasie terminami (dzień, godzina). W kalendarzu nie zapisujmy nic więcej. Pozostałe sprawy zostaną umieszczone na elastycznych listach zadań.

Krok 3. Przeglądamy po kolei wszystkie cele, zadania, zobowiązania i zaznaczamy te, które są najbliższym i najprostszym działaniem dla innych. Czynności te będziemy nazywali kontekstowymi i uporządkujemy je ze względu na kontekst potrzebny do ich realizacji. Pozostałe niezaznaczone i bardziej złożone zadania nazwiemy systemowymi i ułożymy w kategorie ze względu na to kogo lub czego dotyczą.

Krok 4. Budujemy 5 elastycznych list zadań kontekstowych porządkując je w kategorie: Telefony, Maile, Komputer, Zakupy, Co zrobić – jeśli pojawi się wolny czas. Elastyczność każdej listy polega na tym, że nie wskazujemy konkretnego terminu wykonania poszczególnych celów, zadań i zobowiązań kontekstowych.

Krok 5. Budujemy 5 elastycznych list zadań systemowych porządkując je w kategorie:  Osobiste, Rodzina, Dom, Praca, Może/Kiedyś. Elastyczność każdej listy polega na tym, że nie wskazujemy konkretnego terminu wykonania poszczególnych celów, zadań i zobowiązań systemowych.

Krok 6. Uporządkowane w ten sposób listy zadań wprowadzamy do urządzenia mobilnego, które umożliwia ich codzienne przeglądanie i ustawianie przypomnień. Ważne: Przypomnienia ustawiamy wyłącznie dla zadań kontekstowych. Zadania systemowe pozwalają nam zarządzać ogólnym zakresem i kierunkiem naszych celów, zadań i zobowiązań. Po kilku dniach dostosowujemy system do naszego życia – modyfikujemy ilość i rodzaj przyjętych kategorii oraz sposób korzystania z przypomnień.