Skuteczny negocjator decyduje lub współdecyduje o tym, kto mówi, o czym, kiedy i jak długo. To on kieruje treścią i zakresem poruszanych wątków i tematów. Potrafi wpłynąć na wydłużenie lub skrócenie poszczególnych etapów negocjacji takich jak: otwarcie, przedstawienie stanowisk, dyskusja, decyzje, zakończenie. Nie oznacza to, że mówi najwięcej – oznacza to, że ma realny wpływ na treść, zakres i dynamikę rozmowy. Najczęściej korzysta z następujących sformułowań:

Etap 1. Otwarcie negocjacji:

 „Witam wszystkich, może rozpocznijmy od przedstawienia się…”, 
 „Spotkaliśmy się tutaj w celu omówienia…”, „Może na początku ustalmy, co mamy osiągnąć”, 
 „To może ja zacznę…”, „Chciałbym zacząć od tego, że…/Chciałabym zacząć od tego, że…”, 
 „Na początku ustalmy, że…”, 
 „Proponuję następujący przebieg naszych rozmów, rozpocznijmy od… następnie (sformułuj agendę spotkania)”

Etap 2. Przedstawianie stanowisk:

 „Chciałbym/Chciałabym teraz poprosić Ciebie o przedstawienie Twojego pomysłu/stanowiska?”, 
„Proponuję, żebyśmy wypowiadali się po kolei…”, 
„Proszę nie przerywaj, umówiliśmy się, że teraz każdy przedstawi swój pomysł”, 
 „Prosiłbym o skrócenie wypowiedzi – w takim tempie zabraknie czasu dla każdego.”

Etap 3. Dyskusja:

 „Nie przerywaj mi”, „Nie przerywaj mu/jej. Nie przerywaj innym” 
 „Pozwól mi dokończyć to co mówię”,  „Pozwól innym dokończyć to, co chcą powiedzieć…”, 
„Nie podnoś głosu”, 
 „Muszę Ci przerwać…”, 
 „Przejdźmy teraz do sprawy…”, „Zwróć uwagę na…”.

Etap 4. Decyzje:

 „Czas skończyć dyskusje – musimy podjąć decyzje…”,
 „Mamy coraz mniej czasu do końca spotkania – zastanówmy się, co zrobić w tej sytuacji”, 
„Zakończyłbym/Zakończyłabym już rozmowy o tej kwestii…”, „Nie mamy już czasu, aby teraz szczegółowo omawiać to zagadnienie”, 
 „Już o tym wspominałeś, nie wracajmy do wątków, które już poruszaliśmy…”, „Powtarzasz po raz kolejny to samo – musimy ustalić decyzję – proponuję, żeby…”, 
 „W tej sytuacji chciałbym/chciałabym zaproponować…”, „Zróbmy tak, że…”, „Ustalmy, że…”, „Proponuję, żeby…”.

Etap 5. Zakończenie:

 „To, co możemy zrobić w tej sytuacji to…”,  
 „Musisz zgodzić się, że…”,  
 „Nie mamy innej możliwości niż…”, „To jest najlepsze rozwiązanie”,  
 „To jedyne wyjście z tej sytuacji, robimy tak, że…”,  
 „Podsumujmy nasze ustalenia…”, „Jeszcze raz powiedzmy krótko na co się umawiamy…”, „Ustaliliśmy, że”,  
 „Bardzo dziękuję za zaangażowanie i aktywność…”.

Jeżeli w trakcie negocjacji nie korzystasz sprawnie z tych sformułowań będziesz odbierany/odbierana jako bierny/bierna uczestnik/uczestniczka rozmów, od którego/której niewiele zależy i który/która ma niewiele do powiedzenia.

Osoby, które wygrywają negocjacje starają się zdobyć maksymalny wpływ na to, kto zasiądzie do stołu negocjacyjnego. Często jeszcze przed rozpoczęciem rozmów blokują lub eliminują oponentów i zapraszają tych, którzy wejdą z nimi w koalicję. W trakcie samych spotkań potrafią zdobyć poparcie innych korzystając z następujących sformułowań:

 „Zgadzam się z tym, co mówisz, dla mnie również bardzo ważne jest… (powtórz własnymi słowami to co jest ważne dla Twojego przyszłego sojusznika)”, 
 „Rozumiem, że zależy Ci na…(opisz kluczowe potrzeby Twojego sojusznika), 
 „Mam podobne stanowisko w tej sprawie…”, 
 „Podobnie jak Ty dostrzegam konieczność/dostrzegam potrzebę…”, 
 „W związku z tym proponuję następujący podział środków… dla Ciebie proponuję (złóż korzystną ofertę swojemu sojusznikowi), ponieważ zgadzam się z tym, że… (przedstaw stanowisko sojusznika), 
 „Z kolej dla Ciebie proponuję (złóż niekorzystną propozycję swojemu oponentowi), ponieważ z mojej perspektywy ważniejsze jest…”, 
 „Proponuję, żebyś Ty otrzymał (złóż korzystną dla Twojego sojusznika propozycję), ponieważ całkowicie przekonują mnie argumenty, które zostały przez Ciebie przytoczone”, 
 „Z mojej perspektyw na ten projekt możemy przeznaczyć jedynie… (wskaż kwotę) większość środków przesunąłbym/przesunęłabym na zadanie (wskaż zadanie, na którym zależy Twojemu przyszłemu sojusznikowi).

Jeżeli inni wyprzedzają Cię i jako pierwsi składają propozycję podziału środków i wartości, które są negocjowane, ograniczasz sobie możliwość podejmowania decyzji i będziesz przede wszystkim reagował/reagowała na propozycje innych, które nie muszą być dla Ciebie korzystne.

Nazywanie i podkreślanie tego, co dla innych ważne i na czym im zależy daje nam możliwość budowania rozwiązań odnoszących się do rzeczywistych potrzeb, celów i wartości naszych rozmówców. Możemy w ten sposób uniknąć sytuacji, w której sformułowane na początku rozmów skrajne, nierozsądne deklaracje i stanowiska blokują osiągnięcie maksymalnie korzystnego dla wszystkich porozumienia. Badaniu potrzeb, celów i wartości służą przede wszystkim dwie podstawowe techniki komunikacyjne: pytania otwarte i parafrazy np.

 „Jaki masz pomysł na porozumienie?”, 
 „Na czym zależy Tobie najbardziej w tej sytuacji?”, 
 „Co jest dla Ciebie teraz najważniejsze”?, 
 „Czego potrzebujesz teraz najbardziej?”, 
 „Jak widzisz możliwość przyjęcia takiego rozwiązania, co to oznacza dla Ciebie w praktyce?”, 
 „Rozumiem, że Twój pomysł polega na tym, żeby…”, 
 „Czyli rozumiem, że dla Ciebie najważniejsze jest…”, 
 „Czyli rozumiem, że najbardziej zależy Ci na…”, 
 „Rozumiem, że najbardziej potrzebujesz…”, 
 „Chciałbym/Chciałabym podsumować to, co powiedziałeś/powiedziałaś – wynika z tego, że chciałbyś/że chciałabyś…”,

Jeżeli chcesz skutecznie nazwać potrzeby, cele i wartości ważne dla innych w sposób szczególny unikaj słów, wyrażeń i sformułowań, zawierających: „nie” i „ale” (np. „nie zgadzam się z Tobą”, „to co mówisz, nie ma sensu”, „nie jest tak jak mówisz”, „to niemożliwe”, „tak nie będzie”, „tak, ale”…, „fajnie, ale…”, niestety, ale…”. Sformułowanie z „nie” i „ale” najczęściej osłabiają możliwości koalicyjne prowadząc do ostrych dyskusji i konfliktu.

Zwróć uwagę, że nazywanie potrzeb, celów i wartości innych prowadzi najczęściej do budowania koalicji i sojuszy. Uważaj jednak ponieważ słuchanie innych i parafrazowanie ich wypowiedzi może osłabić Twoją pozycję negocjacyjną, jeżeli zostanie wykorzystane do sformułowania twardego i skrajnego stanowiska.

Wykorzystaj następujące zwroty i wyrażenia:

 „Proponuję, żeby…”, 
 „Mój pomysł polega na tym, że…”, 
 „Moje rozwiązanie zakłada, że…”, 
 „Proponuję wprowadzić zmianę w następujących punktach naszego porozumienia, chciałbym/chciałabym, żeby…”, 
 „Co proponujesz w tej sytuacji?”, 
 „Ten projekt nie może czekać, jeżeli nie podejmiemy decyzji o jego realizacji dzisiaj, stracimy szansę na…”

Proponując rozwiązanie zwróć uwagę, że największą szanse mają projekty i działania, które z powodów strategicznych i obiektywnych nie mogą być odłożone w czasie.

Wykorzystaj następujące sformułowania:

 „Zwróćmy uwagę na…”, 
 „Trzeba pamiętać, że…”, 
 „Jeżeli tak zrobimy, będziemy mogli zrealizować jeszcze…”, 
 „Chciałbym/Chciałabym teraz przedstawić kalkulację mojego projektu/mojego pomysłu…”, 
  „Musimy wziąć pod uwagę fakty takie jak to, że…”, „Jest tak, że…”, 
 „Z mojej perspektywy ważne jest to, że…”, 
  „Proponuję takie rozwiązanie, dlatego że, jak pokazują liczby…”.

Najtrudniejsze do podważenia rozwiązania, odwołują się najczęściej do konkretnych faktów, liczb i kalkulacji.